Организационно-управленческие технологии

Организационно-управленческие технологии играют значи­тельную, даже порой решающую роль в осуществлении задуманной социально-культурной программы, проекта, в проведении диагностических или экспертных исследований. Это и понятно, поскольку правильная организация и эффективный менеджмент являются условиями успешности проведения большинства соци­ально-культурных мероприятий.

При этом планирование обеспечивает основу для достижения главной цели – создания и реализации проекта, а функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выполнение тактических и стратегических задач проекта.

Если «организация» рассматривается как учреждение, то она представляет собой внутреннее взаимодействие, согласованность, соподчиненность отдельных его частей в единое целое. В учреждении как организации происходит объединение сотрудни­ков, включенных в единый процесс по реализации главных целей на основе принятых правил и процедур.

При разработке арт-проектов всегда присутствует организа­ционный этап, т. е. этап создания определенных условий для достижения запланированных целей. Организационная функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельно­сти учреждения культуры, арт-фирмы, арт-менеджера и исполни­телей проекта.

Через организаторскую деятельность, т. е. распре­деление обязанностей и объединение задач и компетенций, про­исходит целенаправленное управление отношениями в учрежде­нии, на фирме при работе над арт-проектом.

Однако в практической деятельности все не так просто. В ходе организации своей деятельности специалистам, работаю­щим в сфере культуры, приходится сталкиваться с многоцелевы­ми и многовариантными ситуациями, требующими порой незамедлительного разрешения, применения открытых новейших технических средств и инновационных технологий, к которым должны быть готовы организаторы.

Следует учитывать и то, что большое количество участников социально-культурных акций (многочисленные и разножанровые творческие коллективы), ра­ботников культуры – организаторов мероприятий, различного рода управленцев требует согласованности действий, управления ими из одного центра, владеющего всей информацией о подго­товке и проведении мероприятия, а также целенаправленных дей­ствий работы с аудиторией.

С одной стороны, необходимо формализовать основные процессы деятельности, но так, чтобы эта формализация не явилась тормозом для творческой составляющей социально-культурной деятельности, а с другой – организаторы должны по­нимать, что социально-культурная деятельность невозможна без активной самодеятельности всех участников процесса.

Именно поэтому А.Д. Жарков, рассматривая понятие «организация куль­турно-досуговой деятельности», видит в ней особый процесс. В нем (организационном процессе) представлена совокупность операций, сгруппированных по определенным этапам, где каж­дый этап включает в себя определенный набор целенаправлен­ных действий, которые также осуществляются в определенной последовательности.

Организационная деятельность арт-менеджера тесно связана с управленческой и имеет в своей основе общие и особенные черты. Среди общего, объединяющего организацию и управление, можно выделить общие цели по достижению позитивного результата. Различает же их то, что управление в большей степени основано на взаимодействии и взаимоотношении между специа­листами, тогда как организация основана на взаимодействии как между специалистами-организаторами, так и рядовыми участни­ками – посетителями мероприятий, а также представителями ши­рокой общественности, подключенной к реализации проекта.

Управле­ние деятельностью предполагает определение стратегических пу­тей реализации общего плана, кадрового, материального и фи­нансового ресурса, тогда как процесс организации направлен на непосредственное осуществление поставленной цели.

В организации как технологическом процессе наиболее ярко проявляются характерные особенности и принципы социально-культурной деятельности.

Функция организации состоит в том, чтобы свести воедино всех специалистов, занятых в разработке и осуществлении проек­та, определить миссию, роль, ответственность, подотчетность каждого из них. В процессе организации структурируется работа и формируются подразделения, исходя из размера предприятия, целей и проектного объема работ, технологий и персонала.

Таким образом, организацию как важнейшую функцию управления мы можем понимать, с одной стороны, как структурную систему в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, а с другой – как процесс, в ходе которого разрабатывается и создается проект и сохраняется структура учреждения, фирмы.

Понятие «управление» наиболее универсальное и применя­ется в тех случаях, когда решаются задачи перевода процесса воздействия на систему или личность с целью перевода их в но­вое качество на основе присущих этой системе объективных законов. Управление можно рассматривать в статике как систему организаций, представляющих собой управляющие органы. Эта система управления выполняет функции регулирования, коорди­нации и осуществления контроля за деятельностью всех элемен­тов организации на различных уровнях.

При формировании штата негосударственного учреждения культуры руководство этим учреждением осуществляет его учредитель или попечительский совет, утвержденный учредителем.

Наибольшее распространение в технологиях арт-менеджмента получила функциональная система управления, по­строенная исходя из задач конкретного учреждения, фирмы или отдельного проекта. В самом обобщенном виде ее можно пред­ставить так: дирекция фирмы, маркетинговый сектор, сектор свя­зей с общественностью и рекламы, художественно-творческий отдел, финансово-экономический отдел, оформительские и творческие мастерские.

Если рассматривать управление в динамике, то оно пред­ставляет собой процесс функционирования органов и работников учреждения по организации процесса деятельности.

В арт-программах и арт-проектах процесс управления также достаточно сложное образование, поскольку оно вбирает в себя содержательную сторону деятельности, организацию и техноло­гии. Содержание процесса управления определяется сущностью, целями и задачами, принципами, методами, функциями, специ­фикой отрасли, уровнем данного органа в общей системе органов управления. Организационная деятельность и технологические разработки в арт-индустрии определяются на базе содержательных основ и понимания сущности управления.

Организационно-управленческие технологии, широко при­меняемые в арт-проектах, имеют достаточно сложную динамическую структуру, в которой можно выделить три взаимосвязанные стороны: функциональную, структурную, информационную.

Проекты крупномасштабных акций реализуются на основании распоряжений городских властей с организацией охранных зон, схем барьеров безопасности и разработанной системой и форма­ми аккредитации и пропусков. Значительную нагрузку несут рекламно-информационные службы, отвечающие за рекламные ро­лики, афиши, рекламные растяжки, рекламные интервью в СМИ.

Каждый элемент системы существует, функционирует и развивается на основе решения определенных целей и задач в целом, и в то же время элементы системы приобретают новое каче­ство и новое значение. Этот процесс характеризуется постоянной сменой состояний, изменениями связей между элементами сис­темы, обусловленными целями и задачами возрастной или социальной группы.

Системный подход предполагает сознательное и планомер­ное управление всем процессом.

Организационно-управленческие технологии в деятельности арт-менеджера имеют ряд особенностей, которые проявляются в том, что:

• содержание деятельности арт-менеджера настолько емко и разнообразно, что позволяет использовать все богатство видов и форм управления;
• в этой отрасли имеются большие возможности для со­трудничества с другими сферами, привлекая значительные средства различных финансовых доноров на основе взаимного интеpeca (формирование репутации и имиджа фирмы, проведение рекламной кампании и т.п.);
• в данной отрасли все более широко применяются методы конкуренции за осуществление коммерческих проектов, получение бюджетных и внебюджетных средств;
• социально-экономическая ситуация в стране привела к из­менению механизмов хозяйствования, которые теперь основываются на самостоятельном поиске новых механизмов управления;
• управление коммерческими и некоммерческими проекта­ми потребовало от менеджеров освоения новых знаний и умений не только в сфере культуры и искусства, но и в области управле­ния, экономики и права.

Организационно-управленческие технологии предполагают жесткое распределение обязанностей, соблюдение иерархии под­чиненности и контроля, основанной на правовых документах, регламентирующих трудовые права и обязанности.

К ним отно­сятся также материалы и документы, отражающие как содержа­ние организационно-административной деятельности того или иного проекта, так и его структуру, штатное расписание и финансирование. Хозяйственно-экономическое управление проектами включает систему ресурсного обеспечения – финансы, штаты, размеры заработной платы, виды поощрения или наказания, ма­териально-технические ресурсы.

Проведение та­кого анализа будет способствовать принятию обоснованных ре­шений по осуществлению государственной поддержки проекта и привлечению спонсорских средств частных лиц и благотвори­тельных организаций.

Организационно-экономическое сотрудничество бизнеса в осуществлении социально-культурных программ и проектов принимает разнообразные формы, которые оформляются догово­рами, оговаривающими взаимовыгодные условия. Это могут быть закупки оборудования и инвентаря, учреждение премий, стипендий, гонораров, призов, грандов и т.п. со стороны представителей бизнеса, тогда как руководители проектов обязуются способствовать формированию положительного имиджа спонси­рующей организации или продвижению ее товаров.

Форма благотворительности (фонды, сообщества) является своеобразной филантропией и демонстрирует акт свободного во­леизъявления при оказании поддержки проекта, не требуя каких-либо обязательств со стороны руководства проекта.

Отдельные социальные фонды становятся активными уча­стниками разработки и осуществления социальной политики региона и их приоритетов, организуют лоббирование проектов и обеспечивают высокий стандарт их организации. Такой социаль­ный посредник требует определенных затрат – около 10% стои­мости проекта.

Формирование у доноров чувства сопричастности, ответст­венности за реализуемый проект, ознакомление их с перспективами совместной деятельности, информация о проводимых меро­приятиях, приглашение на совместные заседания, рассылка биле­тов, программ, приглашений способствуют выстраиванию долго­временных отношений. В социально-культурной сфере практикуются платные мероприятия в поддержку проектов – балы, ве­чера, презентации, конкурсы, марафоны, аукционы, конферен­ции, благотворительные обеды. Они создают рекламу проектов и доноров, способствуют привлечению к благотворительной дея­тельности новых организаций.

Не менее важна в организационно-управленческих техноло­гиях и выстроенная система контроля, в задачи которого входит выявление успешного опыта деятельности и недостатков, кото­рые проявились в период реализации проекта. Этому способству­ет учет, который осуществляется в четырех видах: текущий (первичный, оперативный), статистический, бухгалтерский, творческий.

Текущий учет предполагает оценку как качественной, так и количественной стороны деятельности (объем выполненной работы, количество мероприятий, посетителей, их состав, списки коллективов, принимающих участие в проекте, доход и т.п.). К отчету прилагаются документы, подтверждающие проделанную работу: программы, билеты, сценарии, сметы, фото- и видео­продукция, квитанции и другие документы, раскрывающие ход подготовки и проведения конкретных мероприятий, отзывы посе­тителей, рецензии СМИ, экспертные оценки специалистов. Акты о приеме подтверждают сдачу проведенной работы заказчику и объединяют качественные и количественные показатели.

Привлекательной формой, демонстрирующей уровень про­деланной работы, являются отчеты коллективов, отдельных исполнителей, учреждений и организаций, фестивали, конкурсы, дни культуры местного или федерального масштаба.Статистические отчеты составляются на основе данных, по­лученных от учета текущей работы, по особой табличной форме.

Контролю подвергаются документы (законы, приказы, рас­поряжения, планы, инструкции, нормы и нормативы), материально-технические средства и проведенные финансовые операции.

Корпоративная культура находит свое отражение в стиле управления (ритмичности, равномерности в распределении заданий и сроков исполнения); культуре общения (разрешении и профилактике конфликтов); формах управления внутри проектной жизни (традициях, ритуалах, внешних символах), информационном дизайне (аббревиатуре фирмы, проекта, знаковых и графических символах, одежде сотрудников, слоганах, звуковых и музыкальных сигналах, запахах и т.п.).

Возможным является принятие системы запретов на внешний облик и систему взаимо­отношений внутри коллектива и другие требования.