Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу

Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, целесообразно осуществлять сплошным методом, так как при осуществлении этих операций наиболее часто встречаются некорректные действия подотчетных лиц.

Аудитор должен определить перечень тестов, применяемых для оценки системы внутреннего контроля. Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в заграничную командировку, является несоблюдение установленных сроков отчетов о полученных суммах; задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки; списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности за счет прибыли; отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов и т.д.

Аудитору необходимо знать, что бухгалтерский учет и использование дорожных чеков (платежных документов в иностранной валюте) при командировках за границу аналогичен бухгалтерскому учету и использованию валютных средств. Аудитор должен проверить правильность расчетов бухгалтера по количеству выдаваемой валюты работникам, командированным за границу.

Если за время командировки работник посещает несколько стран, то нормы каждого государства применяются со дня въезда в страну. Этот день отмечается специальным штампом в заграничном паспорте работника. Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки.

Установить можно любой размер суточных, но при оплате работодателем расходов на командировки за пределы страны в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, включаются суточные, выплаченные сверх 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (ст. 217 НК РФ).

Далее аудитором проверяется порядок отражения выдачи валюты и дорожных чеков на командировочные расходы в бухгалтерском учете. Так как дорожные чеки имеют номинал, выраженный в иностранной валюте, их учет должен соответствовать правилам, установленным для бухгалтерского учета валютных операций в Положении по бухгалтерскому учету 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».

Оприходование в кассу и выдача валюты и дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу ЦБ РФ на день совершения операции. За время нахождения валюты или дорожных чеков в кассе либо у подотчетного лица возникает курсовая разница, которая списывается как прочие доходы или расходы.

Аудитором проверяется срок представления авансовых отчетов после возвращения работника из служебной заграничной командировки. К отчету сотрудник должен приложить все документы, связанные с поездкой (билеты, копию загранпаспорта с отметками таможенных органов, счета за проживание и т.д.). Документы, написанные на иностранном языке, необходимо перевести на русский язык. Перевод тоже прикладывается к авансовому отчету.

Аудитором также проверяется весь комплект документов, приложенных к авансовому отчету (проездные билеты, квитанции, счета гостиницы и т.д.). Аудитор устанавливает случаи перерасхода подотчетных авансовых сумм, подтвержденных документально. В этом случае сумма задолженности работнику может погашаться либо путем выдачи суммы задолженности наличной иностранной валюты, либо путем выдачи эквивалентной суммы задолженности в рублях, либо путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого лица.

Аудитор должен обратить внимание, нет ли случаев исчисления НДС по продажам уполномоченному банку дорожных чеков. В соответствии со ст. 142-143 ГК РФ дорожные чеки относятся к категории ценных бумаг, следовательно, их продажа уполномоченному банку не облагается НДС.

Во время пребывания за границей у представителей организации могут возникать расходы, связанные с коммерческой деятельностью. Это расходы по проведению официального приема представителей других фирм, посещение культурно-зрелищных мероприятий и т.д. Оплата таких расходов возможна по валютной пластиковой карте с последующим оформлением авансового отчета.

Аудитор выявляет случаи покупки командированным лицом за границей товаров с использованием пластиковой карточки. Приобретенные таким образом товары должны быть соответствующим образом оформлены. Для их оприходования необходима таможенная декларация, документ об оплате НДС и т.д.

Аудитор должен знать, что к возмещению принимаются суточные, расходы по проезду до пункта отправления, включая расходы по провозу багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта, комиссионные, удержанные при обмене чека на иностранную валюту. Аудитор обязан проверить на конец каждого месяца переоценку валютного остатка по карточному счету.